Co je G Suite? (dříve Google Apps)
G Suite (dříve Google Apps for Work) je sada aplikací pro firmy od společnosti Google. Google G Suite dokáže nahradit rozšířený balík kancelářských aplikací Microsoft Office a zároveň obsahuje nástroje pro online spolupráci. G Suite zahrnuje rozšířené verze populárních uživatelských aplikací GMail, Google Kalendář, Hangouts, Disk Google, Dokumenty a Tabulky.
Co vše je součástí G Suite?
Jak si můžu G Suite vyzkoušet?
Kolik jiných firem využívá G Suite?
Je G Suite bezpečné?
Jak si můžu G Suite vyzkoušet? Existuje Demo G Suite?
Jak je složité nasadit G Suite do mé firmy?
Mýty a obavy z G Suite
Kolik stojí G Suite?
Jaký je rozdíl mezi G Suite a Google Apps?
GMail
Firemní mail od Googlu umožňuje využívat formát emailové adresy ve tvaru jméno@názevfirmy.cz. Výhodou Gmailu je zejména 30 GB úložiště pro doručenou poštu a neuvěřitelně rychlé vyhledávání pošty. Dosavadní elektronickou poštu lze z jiné emailové služby na Gmail přesunout a součástí emailového rozhraní je i nástroj pro chat, videokonference a sdílení plochy.
Funkce a vlastnosti GMailu
- Adresa emailu na vlastní doméně
Offline přístup na mobilních zařízeních + offline mód v Chrome- Firemní chat
- Funkce pro vyhledávání a třídění pošty
- Integrace s kalendářem a Diskem
- Kompatibilita s poštovními klienty
- Záruka 99,9% dostupnosti, žádné plánované výpadky
- Automatické zálohování
- Silné zabezpečení (šifrování komunikace, centrálně spravované zásady)
- Integrovaný antivir a antispam
Kalendář
S Google Kalendářem můžete plánovat a organizovat schůzky – stejně jako jste zvyklí dnes v Outlooku. Můžete rozesílat pozvánky, rezervovat si zdroje, zjišťovat dostupnost ostatních atd.
Funkce a vlastnosti Google Kalendáře
Pozvánky ke schůzkám a videokonferencím- Alokace zdrojů (místnosti, služební auta, projektory,…)
- Zobrazení dostupnosti vašich kolegů
- Sdílení kalendářů
- Videohovory
- Synchronizace s mobilními zařízeními
Disk
S Google Diskem si konečně uděláte pořádek v elektronických dokumentech. Vaše dokumenty můžete rozdělit třeba dle oddělení ve firmě a pro každé oddělení nastavit příslušná práva. Při spolupráci nad jedním dokumentem není třeba vyměňovat si novou verzi emailem, prostě pracujete nad jedním sdíleným dokumentem v reálném čase. O vaše data navíc nemusíte mít strach, protože je o ně dobře postaráno jak z pohledu ochrany před ztrátou dat, tak i z pohledu ochrany před odcizením.
Funkce a vlastnosti Disku
30 GB prostoru na jednoho uživatele (v rozšířené variantě neomezený prostor)- Automatická synchronizace se všemi zařízeními
- Vyhledávání dle názvu dokumentů i jejich obsahu
- Propracovaná správa sdílení a oprávnění
- Rychlá obnova dat při ztrátě laptopu
- Kompatibilita s MS Office
Dokumenty, Tabulky a Prezentace
G Suite obsahuje alternativu známých kancelářských aplikací Word, Excel a PowerPoint. Největší výhodou oproti MS Office je možnost pracovat na stejných dokumentech se svými kolegy v reálném čase současně. Provedené změny se automaticky ukládají jako nové verze dokumentu.
Funkce a vlastnosti Dokumentů
- Vzdálená spolupráce v reálném čase
- Režim návrhů na úpravy
Přiřazování úkolů- Komentáře
- Vestavěný chat
- Automatické verzování
- Rychlá správa sdílení
- Přístup z mobilních zařízení
- Sdílení i mimo firmu
- Práce offline
- Kompatibilita s MS Office
Hangouts
Hlavní úlohou Google Hangouts jsou videokonference, kterých se může zúčastnit až patnáct účastníků. Pomocí hangouts můžete chatovat, sdílet vaši plochu, prezentovat a vidět kdo sedí naproti vám. Je to druhý nejefektivnější způsob komunikace hned po osobním setkání :).
Funkce a vlastnosti Hangouts
Firemní chat (lze zakázat chat s uživateli mimo doménu)- Konferenční hovory včetně videokonferencí
- Sdílení obrazovky na dálku
- Integrace s GMail, Kalendářem a Diskem
- Vzdálené prezentace
Weby
Nástroj Weby se moc nehodí na vytvoření vaší veřejné internetové prezentace, ale o to lépe slouží k rychlému vytvoření interních webů (tzv. intranet). K čemu? Bez znalosti kódování si vytvoříte znalostní databázi, projektové stránky, seznamy směrnic atd. Pokud byste hledali analogii tohoto nástroje ve světě Microsoftu, byl by to SharePoint.
Funkce a vlastnosti Google Webů
- Rychlé vytváření projektových a interních webů bez znalosti kódování.
- Ukládání dokumentů (např. projektové dokumentace)
- Vyhledávání
- Koncept oprávnění pro jednotlivé sekce
- Vytváření na základě šablon (znalostní báze, projektový web, …)
- Velké množství komponent
- Předpřipravené seznamy (problémy, úkoly, …)
- Úložiště dokumentace (soubory, soubory na Disku, odkazy, …)
Google Plus (Google+)
Ano, správně – součástí balíku je i firemní sociální síť. Možná si myslíte, že tohle vaše firma nepotřebuje a možná máte i pravdu. V každém případě s tím jak do zaměstnání přichází 
nová generace lidí, zvyklá vstřebávat ze sociálních sítí 80% informací, stává se z firemních sociálních sítí pro velké firmy postupně nutnost. My rozhodně věříme v budoucnost tohoto nástroje. Jen to bude ještě pár let trvat.
Funkce a vlastnosti Google Plus
- Sdílení příspěvků pouze v rámci organizace i veřejně
- Veřejné i interní profily
- Vytváření anket, sdílení polohy, odkazů, obsahu,…
- Vhodné zejména pro velké firmy
Sejf
Služba Sejf slouží zejména k uchovávání, spravování a prohledávání historické firemní komunikace. V podstatě jde o archiv pro emaily a chat, který zaručuje plnění legislativních požadavků a poskytuje důkazní materiál pro případné soudní spory. Sejf je součástí dražší varianty, která zároveň obsahuje neomezené úložiště dat.
Jak si můžu G Suite vyzkoušet? Existuje demo G Suite?
Pokud jste trochu zkušenější uživatel v oblasti IT, máte možnost vyzkoušet 30 denní bezplatnou verzi G Suite na tomto odkazu. Stačí se jen zaregistrovat, provést některá povinná nastavení a můžete začít. Pokud se na to necítíte, neváhejte nás kontaktovat přes formulář na této stránce a my vám rádi pomůžeme.
Zkušební verze bohužel neobsahuje žádná demo data
Nevýhodou je, že zkušební verze neobsahuje žádná data a vy si tak na zprovoznění a vyzkoušení celého řešení musíte vyhradit dost času. Máte-li tedy zájem spíš o 30 minutový a bezplatný “průlet” všemi možnostmi, obraťte se na nás.
Je G Suite bezpečné? ?
Zabezpečení G Suite je s dost velkou pravděpodobností podstatně lepší, než vaše současné řešení :). Protože Google míří i na korporace, kde jsou pravidla velmi striktní, v oblasti bezpečnosti dochází ke kontinuálnímu zlepšování možností.
Zabezpečení G Suite
- Šifrovaná komunikace
- Centrální správa pravidel
- Centrálně spravované zásady pro prohlížeč Chrome
- Pravidla pro tvorbu hesel
- Dvoufázové ověření
- Sledování síly hesla
- Správa a schvalování mobilních zařízení, včetně možnosti vzdáleného výmazu
- Nepřetržitá telefonický podpora pro administrátory (v AJ, v českém jazyce vám můžeme pomoct my)
- Distribuce dat mezi mezi více datových center (vzájemně redundantní zdroje)
- Rozdělení vašich dat na části mezi různé systémy a lokace + náhodné názvy a převod na obsah, který není rozpoznatelný člověkem
- Antivirová ochrana integrovaná v GMailu
Pokud se při uvažování o G Suite stále ještě bojíte potenciálních hrozeb, napište nám a my Vám zdarma odpovíme, jestli k tomu máte důvod nebo ne ;).
Jak je složité nasadit G Suite do mé firmy?
Pokud chcete používat ve své firmě G Suite, máte 2 možnosti jakou cestou se vydat:
A) G Suite si nasadíte sami
Pokud máte vlastní IT oddělení a jste zvyklí řešit si sami věci jako je správa domén, hostingů a serverů a jste také zdatní v anglickém jazyce, můžete začít se zkušební verzí a nasadit si G Suite sami. Zabere vám to určitě nějaký čas a nakonec asi nevyužijete plný potenciál řešení. Ale jde to.
B) S nasazením vám pomůžeme
Pokud se na to necítíte, můžeme vám s implementací G Suite pomoci my. Výhodou takového řešení je to, že produkt dobře známe, jde nám to od ruky a nasazením aplikace do produkce naše spolupráce skončit nemusí. A důvody proč s námi spolupracovat je víc:
- Vyškolíme Vaše administrátory i uživatele
- Přemigrujeme Vaše stará data
- Připravíme Vám firemní šablony pro dokumenty i interní weby
- Zálohujeme Vaše data na Disku (včetně bodů obnovení)
- Poskytneme Vám naše znalosti a utility pro Google Apps (úkolníky, plánování zdrojů, plánování projektů)
- Pomůžeme Vám řešit Vaše problémy výběrem vhodných nástrojů
- Vyvineme pro vás aplikace na míru
Mýty a obavy z G Suite
Existuje hodně mýtů, které vás od používání G Suite mohou odrazovat. Pokud nenajdete jejich vyvrácení níže, můžete nám napsat a my Vám bezplatně odpovíme, jestli je třeba se bát nebo ne :).
1. Nechci dávat svoje data do cloudu, protože se bojím jejich zcizení
Pokud jde o technické zabezpečení dat proti zcizení, G Suite jde velmi daleko. Zkuste si pro srovnání odškrtnout všechny vlastnosti G Suite níže, které obsahuje i vaše současné řešení pro ukládání dat:
- Redundantní zdroje (distribuce dat mezi více datových center)
- Šifrovaná komunikace
- Rozdělení dat na části mezi různé systémy a lokace
- Používání náhodných názvů a ukládání v takovém obsahu, který není rozpoznatelný člověkem
- Bezpečný výmaz – odstranění souborů ze souborového systému, přepis dat a výmaz ukazatelů.
- Geograficky oddělená úložiště
- Antivir v emailu
Při pohledu na seznam bezpečnostních vlastností G Suite je evidentní, že mnohem větší riziko zcizení dat představuje lidsky faktor (ztráta dat). Ať už bude úmyslná, či ne.
2. Když budeme data ve firmě sdílet, může je nedopatřením kdokoliv z uživatelů vymazat.
Ano, ten kdo má práva k editaci může data i smazat. Ta se ale přesunou do koše a lze je kdykoliv obnovit. Kromě toho nabízíme i vlastní službu, která umí vytvářet pravidelné zálohy dat třeba i několikrát denně.
3. Když jsem offline, nemůžu pracovat s emailem jako v Outlooku.
Offline režim už dlouho umí i GMail. Stačí nainstalovat doplněk do Chromu ;).
4. Google čte moje emaily.
Strojové analýza klíčových slov obsahu emailu pro přizpůsobení reklamy se týká jen bezplatné verze GMailu. Ve verzi GMailu pro G Suite se obsah emailů neanalyzuje a nezobrazuje se ani žádná reklama.
5. Google vlastní moje data a může s nimi nakládat jak chce.
Vlastníkem dat je pouze uživatel. Je to uvedeno přímo v podmínkách služby.
6. Pro přístup ke svým datům musím být stále online.
Nemusíte. Aplikace Disk umožňuje mít duplikována všechna data na disku.
7. Platit víc než tisíc Kč ročně za každého uživatele je v porovnání s MS Exchange drahé.
Ano, může se to zdát na první pohled dražší. Dokud nezapočítáte:
- Hardware a jeho obměnu
- Správu (externí i interní)
- Elektrickou energii (nejen pro server ale třeba i klimatizování servrovny)
- Zálohování
- Zabezpečení
- Updaty a upgrady
- Riziko nedostupnosti
8. Používám Windows Phone nebo iPhone, takže G Suite se pro mě nehodí.
Žádný strach, iOS je podporovaný. Oficiální podpora pro Windows Phone sice neexistuje, GMail, kontakty i kalendář ale fungují naprosto bez problémů. A např. pro Google Disk je k dispozici aplikace ve Windows Store.
Kolik stojí G Suite?
G Suite Basic
Základní varianta vyjde na 4€ na uživatele za měsíc (měsíční fakturace) nebo na 40€ na uživatele za rok (roční fakturace). Obě ceny jsou bez DPH. Tato varianta zahrnuje:
- Vlastní e-mailové adresy (jméno@vašefirma.cz)
- Aplikace
- Email (GMail)
- Kalendář
- Videohovory a hlasové hovory (Hangouts)
- Úložiště o velikosti 30 GB (Drive)
- Dokumenty, Tabulky a Prezentace
- Weby
- Kontrolní mechanismy pro správu a zabezpečení
- Nepřetržitou telefonickou a emailovou podporu
G Suite Business
Rozšířená varianta G Suite je za 8€ na uživatele za měsíc (měsíční fakturace) nebo na 96€ na uživatele za rok (roční fakturace). Obě ceny jsou bez DPH. Varianta obsahuje vše co základní verze a navíc ještě:
- Neomezená velikost úložiště (nebo 1 TB na uživatele, pokud je jich méně než pět)
- Pokročilé prvky pro správu Disku
- Auditní funkce pro Disk
- Dlouhodobá archivace všech e-mailů
- Nastavení zásad pro uchovávání dokumentů
Jaký je rozdíl mezi G Suite a Google Apps?
G Suite je jen nový název Google Apps for Work, který se používá od září 2016. Nové jméno má jen lépe reflektovat hlavní poslání služby. Zatímco v počátku se jednalo zejména o sadu aplikací pro Vaši individuální práci, nyní je hlavním cílem týmová spolupráce a flexibilita. Na funkcionalitě, ceně produktu, ani ničem dalším se ale změna názvu neprojevila.
Ještě pořád si nejste jistí?
Nenašli jste zde všechny informace, které jste hledali? Zkuste se nás nezávazně kontaktovat a my se Vám pokusíme pomoci.