1. Klient a jeho výzva
Naším klientem byla menší firma poskytující administrativní služby a poradenství malým a středním podnikům. S přibližně 15 zaměstnanci obsluhovala tisíce zákazníků, přičemž zákaznická podpora dlouhé roky fungovala skrze sdílenou e-mailovou schránku v Microsoft 365.
S rostoucím počtem požadavků ale klient dospěl k rozhodnutí přejít na profesionálnější systém komunikace – Daktela, která nabízí přehledné řízení požadavků ve formě tiketů, přehled front a statistiky komunikace.
Přechod na nový systém ale přinesl zásadní otázku:
„Jak zajistit, aby zaměstnanci stále měli přístup k historickým e-mailům, aniž by zůstával zachován přístup do původní sdílené schránky?“
2. Technologická komplikace
Daktela neumí zpětně importovat e-maily ve formě tiketů. Navíc byla historická komunikace roztříštěná do řady podsložek v rámci sdílené schránky Outlooku, kterou dříve využíval celý tým.
Kvůli bezpečnosti a zajištění souladu s novým helpdeskovým řešením bylo potřeba zaměstnancům odebrat přímý přístup do této sdílené schránky – aniž by tím přišli o možnost kdykoli dohledat starší komunikaci.
3. Naše řešení
Navrhli jsme rychlé a efektivní řešení pomocí Power Automate a Microsoft Graph API. Celý proces měl několik kroků:
- Sloučení všech e-mailů z historických podsložek do jedné přehledné složky ve sdílené schránce.
- Nastavení skriptu pomocí Power Automate využívajícího akci „Get emails (V3)“ pro čtení zpráv přes Graph API.
- Pravidelné zpracování dat v minutovém intervalu – kvůli API limitům bylo nutné e-maily načítat postupně.
- Sdílení výsledné složky jednotlivým operátorům v režimu „pouze pro čtení“, přímo do jejich vlastní Outlook schránky.
Díky tomuto přístupu jsme zachovali přístup k historické komunikaci bez narušení bezpečnosti a bez ručního kopírování tisíců zpráv.
4. Průběh realizace
Přestože jsme se při migraci museli vypořádat s limity Microsoft Graph API – například s počtem zpráv načtených v jednom volání a denním limitem požadavků – Power Automate nám umožnil sestavit jednoduchý, ale spolehlivý automatizační scénář.
Využili jsme cloudový „Swiss Army Knife“, který Microsoft 365 uživatelům nabízí přímo pod rukama. Veškerá konfigurace, testování i realizace zabraly jen několik málo hodin práce.
5. Výsledek
✅ Historická komunikace zůstala dostupná každému členu týmu v jeho vlastní Outlook schránce
✅ Sdílená schránka byla zabezpečena, uživatelé již nemají plný přístup
✅ Celý přenos proběhl hladce, bez výpadků a za minimální náklady
✅ Zákazník získal přehled a dohled nad zákaznickou péčí, i pro starší požadavky
6. Závěr
Tento projekt byl součástí větší iniciativy, jejímž cílem bylo zajistit, že žádný zákaznický požadavek nezapadne – a že tým má plný přehled o komunikaci jak dopředu, tak zpětně.
Pokud i vy řešíte přechod z e-mailového chaosu k systematické komunikaci, ozvěte se nám.
Pomůžeme vám s návrhem koncepčního řešení, ať už používáte Microsoft 365, Daktelu nebo jiné platformy.
📌 Hledáte podobné řešení?
Zajistíme:
- Automatizaci workflow
- Digitalizaci a zpřístupnění historických dat
- Koncepční přechod na helpdesk systémy
- Integraci s Microsoft 365, Daktelou i dalšími nástroji
👉 Kontaktujte nás a navrhneme vám efektivní a bezpečné řešení na míru.