Proces, který byste ve firmě mohli a měli automatizovat jako první, je ten nejnudnější. Často se opakuje, má jasně daný vstup i výstup, snese nějakou drobnou chybu nebo odchylku a můžete u něj spočítat úsporu času nebo peněz. Firmy, které si pro první pokus vyberou naopak složitější proces plný výjimek a různých řešení, jsou ve finále zklamané z AI jako takové i z toho, jak funguje.
Podle týmu MIT NANDA z roku 2025 přinese jen 5 % nasazených firemních AI pilotů měřitelný finanční výsledek. Firmy totiž nevědí, kterým procesem začít a co zautomatizovat jako první, aby jejich projekt patřil mezi těch pár procent. První AI projekt ve firmě přitom rozhoduje o tom, zda vám AI reálně pomůže, nebo naopak promarní rozpočet.
Automatizaci se dnes také říká AI agent: program, který si úkol sám hlídá i vykoná. Právě proto, že pracuje samostatně a bez detailního dohledu zaměstnance, záleží tolik na tom, jaký proces mu svěříte.
Pět kritérií, podle kterých poznáte, které procesy automatizovat AI
- Vysoká frekvence. Jde o firemní proces, který vykonáváte denně nebo alespoň několikrát týdně (například zpracování došlých faktur, odpovídání na rutinní e-maily od zákazníků nebo třídění poptávek). Právě časté opakování dává týmu zase dost dat na to, aby poznal, jestli nasazení bude fungovat. Proces, který spouštíte jednou za čtvrtletí, by na první pokus nestačil.
- Jasně definovaný vstup a výstup. Když jako firma víte přesně, co do procesu za data dáváte (faktury, e-maily, formuláře) a co chcete, aby z toho na konci vyšlo, můžete AI zadání skvěle popsat a navíc poznáte, kdy udělala případnou chybu. Proces, kde byste u dvou podobných případů čekali jiný výsledek, by se na první pokus automatizace nehodil.
- Tolerance k chybě. S chybou v prvním nasazení počítejte už dopředu. Vyberte si proto proces, kde vám chyba přidá jen pár minut navíc práce na kontrolu. Například schvalování plateb nad určitý limit nebo cokoliv s osobními či zdravotními daty se na první pokus nehodí: tam totiž chyba znamená finanční ztrátu nebo právní riziko.
- Měřitelná úspora. Předem si řekněte, čeho touto automatizací chcete dosáhnout: ušetřených hodin, rychlejší odpovědi zákazníkovi nebo nižších nákladů na externího dodavatele. Pokud si cíl nestanovíte předem, po třech měsících se nikdo neshodne, jestli pilot vůbec fungoval.
- Existující data. AI potřebuje ke vstupu data, která firma už má a jsou ve srozumitelné podobě: e-mailovou komunikaci, faktury, tabulky s objednávkami. Bez nich se projekt zasekne hned na začátku. Analytická firma Gartner odhaduje, že do roku 2026 se firmy vzdají 60 % AI projektů právě proto, že neměly připravená data.
Dva anti-vzory, kvůli kterým AI automatizace nevyjde
Za neúspěchem automatizace stojí nejčastěji AI agenti, kteří rozhodují nelogicky, protože si zadání odporuje nebo udělají chybu u výjimky, kterou nikdo důkladně nepopsal.
- Nejasný proces. Když tři lidé ve firmě popíšou navrhovaný proces třemi různými způsoby, AI se v zadání ztratí. Nemá vlastní úsudek nad rámec toho, co dostane popsané. Když si pak kroky v zadání odporují, přesto se jimi řídí. Proto je lepší, aby celý proces napsal a zadal jen jeden člověk předtím, než ho zautomatizujete.
- Výjimka na výjimku. Podle MIT NANDA uspějí hlavně ty automatizace, které jsou úzce vymezené a jednoduše proveditelné, například třídění výdajů nebo kontrola smluv, zatímco široce pojaté a složité procesy, jako například řízení celého nákupu, často selžou. Každá výjimka je další podmínka, kterou musí AI agent rozpoznat, a s každou roste riziko chyby. Příkladem je třeba schvalování faktur, kde platí pro každého dodavatele jiná pravidla.
Cesta od pilotu k produkci za 6 až 8 týdnů
Otázka, kde nasadit AI ve firmě, řeší jen polovinu úkolu. Druhá je, jak dlouho vám to zabere. Pro jeden úzce vymezený proces, který chcete automatizovat, platí šest až osm týdnů práce. Nejrychlejší středně velké firmy, podle studie MIT NANDA, zvládly tento přechod od pilotu k nasazení pro celou firmu v průměru za 90 dní. Velkým podnikům to ale trvalo i devět měsíců a déle.
První dva týdny patří mapování, kdy sepíšete kroky a ověříte, zda máte dostatek dat, a vyberete vzorek, na kterém pilot spustíte. Další dva týdny pilot pouštíte, ale jen na omezeném objemu, třeba jen na jedné pobočce nebo jen u jedné kategorie dokladů. Týdny 5 a 6 firma vyhodnocuje výsledky podle kritérií, která si stanovila, a dolaďuje proces, prompty a pravidla. Nakonec v sedmém a osmém týdnu automatizaci nasadí a pověří zaměstnance, který bude výsledky dál sledovat.
Příklad takto úzce vymezeného pilota najdete v našem návodu, kde jsme v Google Cloudu postavili AI agenta, který si sám sestaví ranní přehled priorit a pošle ho do Telegramu. Orientačně to vyjde jen na 150 Kč měsíčně za pronájem serveru.
To nejcennější, co z prvního procesu získáte, je zkušenost, podle které pak můžete vybírat tu další automatizaci. Až vám s prvním AI agentem doběhne těch šest až osm týdnů, budete už vědět, jaký proces si vybrat jako druhý. Pokud si nejste jistí, který proces ve vaší firmě těchto pět kritérií splňuje, rádi ho s vámi projdeme a pomůžeme vám rozjet váš první pilot.